VISSELBLÅSNING – RAPPORTERING AV MISSFÖRHÅLLANDEN

Varför har vi en visselblåsarfunktion?
Enligt lagen (2021:980) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden, den så kallade Visselblåsarlagen, ska samtliga arbetsgivare med 50 eller fler arbetstagare införa en rapporteringskanal för rapportering av missförhållanden senast 2023-12-17.

Ernsts Express värnar om möjligheten att få information och rapporter om eventuella missförhållanden, något som visselblåsarfunktionen hjälper till med.

Vem kan rapportera?
Den som i ett arbetsrelaterat sammanhang har fått del av eller inhämtat information om missförhållanden inom Ernsts Express kan rapportera in ett visselblåsarärende.

Nedanstående personkategorier kan rapportera in visselblåsarärenden:

• Arbetstagare (även om denne endast är tillfälligt anställd)
• Arbetssökande
• Volontärer och praktikanter
• Konsulter och andra uppdragstagare
• Personer som står till förfogande att utföra eller utför uppdrag under Ernsts Express kontroll och ledning
• Egenföretagare som utför uppdrag åt Ernsts Express       
• Personer som står till förfogande att ingå eller ingår i Ernsts Express lednings- förvaltnings- eller tillsynsorgan
• Personer som tidigare har tillhört någon av ovanstående kategorier eller tillhör andra grupper som i ett arbetsrelaterat sammanhang fått information om missförhållanden inom Ernsts Express

När ska funktionen för visselblåsning användas?
Visselblåsarfunktionen är avsedd för rapportering av allvarliga missförhållanden inom exempelvis nedanstående områden:

• Tjänstefel
• Alkohol/Droger
• Bedrägeri eller stölder
• Personuppgifts- eller informationssäkerhetsincidenter
• Personal och arbetsmiljö
• Mutor och korruption
• Kränkande särbehandling, diskriminering och trakasserier
• Intressekonflikter eller jäv
• Miljö
• Trafik (ex. Kör- och vilotider)

Ernsts Express uppmuntrar rapportering av missförhållanden. Det bör dock noteras att visselblåsarlagen endast ger lagstadgat skydd för rapportering av missförhållanden som angår allmänheten, så att det på så vis finns ett allmänintresse av att informationen kommer fram. Ernsts Express har som rutin att ge samma skydd för all rapportering till visselblåsarfunktionen som sker i god tro och i enlighet med dessa instruktioner.
Läs mer nedan om anonymitet och skydd.

När ska visselblåsarfunktionen inte användas?
Visselblåsarfunktionen ska inte användas för rapportering som enbart rör den enskildes egna arbets- eller anställningsförhållanden. Visselblåsarfunktionen är heller inte till för allmänna synpunkter, klagomål eller missnöje. Denna typ av ärenden hänvisas till Ernsts Express ordinarie kontaktvägar.

Hur hanteras inkomna rapporteringar?
Visselblåsarens identitet skyddas genom sekretess, endast de personer som utreder ärendet får ta del av visselblåsarens identitet. När en visselblåsning inkommer är det Ernsts Express oberoende och externa part, Ernst & Young AB (EY), som tar emot den.

EY gör en initial bedömning och tar fram förslag till vidare hantering. Bedömningen skickas till en intern grupp inom Ernsts Express. Den interna gruppen tar ställning till om ärendet ska utredas vidare eller om rapporten ska hanteras på annat sätt. Avser rapporteringen någon i den interna gruppen eller dess överordnade kommer den att skickas till en person högre upp i organisationen enligt etablerade rutiner. Vidare görs en bedömning om eventuell utredning ska ske med stöd av EY, alternativt om utredningen ska hanteras internt.

Anonymitet
Visselblåsaren har möjlighet att lämna information och kommunicera med EY anonymt. Det är dock möjligt att ange kontaktuppgifter vilket uppmuntras då det i vissa fall är det inte möjligt att utreda ett ärende utan denna information. Notera att bifogade filer inte anonymiseras, till exempel dokument med e-postkonversationer, bilder, skannade dokument, chatloggar och liknande.

Skydd för den som visselblåser
Skyddet för personer som rapporterar om missförhållanden enligt Visselblåsarlagen är starkt och omfattar både ett skydd mot repressalier och ger till viss del även ansvarsfrihet gällande dokumentation/information som kan behöva tas fram i ett inrapporterat visselblåsarärende.

Detta betyder att organisationen inte får försöka hindra en visselblåsare eller utsätta denne för negativa påföljder. Negativa påföljder kan exempelvis vara ändrade arbetsuppgifter, utebliven lön eller uppsägning. Visselblåsaren får heller inte göras ansvarig för att ha brutit mot eventuell tystnadsplikt, förutsatt att denne haft skälig anledning att anta att rapporteringen av informationen var nödvändig för att avslöja det rapporterade missförhållandet.

Medveten rapportering av falsk information omfattas inte av lagens skydd.

Uppgifter som kan behövas i rapporten
Nedanstående uppgifter kan behöva finnas med i rapporten för att möjliggöra en utredning:

• Namn och kontaktuppgifter till dig som rapporterar (frivilligt)
• Vilken relation du har till Ernsts Express
• En beskrivning av missförhållandet
• Uppgifter om vilka som är inblandade i händelsen/missförhållandet
• Eventuell tidpunkt och plats
• Eventuell tillgänglig dokumentation
• Om några åtgärder vidtagits med anledning av missförhållandet

Behandling av personuppgifter kopplat till visselblåsarfunktionen
Ernsts Express värnar om visselblåsarens personuppgifter och personliga integritet och samlar endast in och behandlar de personuppgifter som behövs för att hantera det aktuella visselblåsarärendet. Väljer visselblåsaren att rapportera in ärendet anonymt samlas endast de personuppgifter som visselblåsaren själv eventuellt anger i visselblåsarapporten in.

Gällande visselblåsarfunktionen delar Ernsts Express visselblåsarens personuppgifter med EY som är den externa part som hanterar Ernsts Express visselblåsarfunktion.

Endast en begränsad grupp av anställda hos EY och Ernsts Express har tillgång till de personuppgifter som behandlas i ett visselblåsarärende, detta för att kunna utreda det aktuella ärendet. Samtliga av dessa personer arbetar under sekretess i samtliga visselblåsarärenden.

Personuppgifterna behandlas endast så länge som de behövs i det specifika visselblåsarärendet och raderas givetvis senast 2 år efter avslutat ärende.

För mer information om hur personuppgifter behandlas i visselblåsarfunktionen, se dokumentet ”Privacy Notice”. Dokumentet återfinns i det sista steget i rapporteringsformuläret innan rapporten skickas in.

Så här rapporterar du in ett visselblåsarärende

1. En visselblåsarrapport lämnas genom att trycka på länken längst ner på denna sida, den aktuella länken leder in till visselblåsarfunktionen. Rapporten kan lämnas skriftligen genom formuläret, muntligen genom att via formuläret bifoga en ljudinspelning eller genom att via formuläret boka ett fysiskt möte med EY gällande rapporteringen. Om inga kontaktuppgifter lämnas i formuläret förblir rapporteringen anonym.
   
   
2. När rapporten skickats in genereras en kod till ärendet. Det är med denna kod som du sedan loggar in för att kommunicera med EY samt lämna eventuell kompletterande information, detta oavsett om du valt att vara anonym eller ej.
   
   
3. En bekräftelse av mottaget ärende inkommer till rapporterande person senast 7 dagar efter inrapporterat ärende.
   
   
4. Återkoppling gällande inrapporterat ärende rörande de åtgärder som vidtagits lämnas till rapporterande person senast efter 3 månader.